IA aplicada al trabajo archivístico:de la Matriz Maestra al Proyecto del PATA

El 27 de agosto de 2026, Memoria Capital, línea especializada de Z2S Asociados S.A.C., realizó la charla «IA aplicada al trabajo archivístico», a cargo de Luis Raúl Sandoval. La actividad abordó el apoyo de la inteligencia artificial a tareas de archivo, con especial atención a la validación de información y la elaboración del Proyecto del Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA).

El punto de partida no es el texto: son los datos

Pedir a una herramienta que redacte un plan no resuelve por sí solo los vacíos de información. Una actividad sin responsable, una meta que no coincide con su cronograma o un presupuesto inconsistente requieren revisión antes de convertirse en un documento de trabajo.

Por eso, el método desarrollado en los materiales de la charla parte de una Matriz Maestra: una base organizada que permite relacionar los datos institucionales, la problemática, las actividades, las metas, los responsables, el cronograma y el presupuesto. El objetivo es que cada dato utilizado en el proyecto pueda rastrearse hasta su fuente.

PATA con IA: una secuencia con controles

La secuencia es validar, corregir, revalidar, generar y controlar. Primero se revisa la matriz. Si aparecen observaciones o datos que requieren confirmación, se detiene la generación. El responsable corrige la fuente y carga una nueva versión completa; decir que un dato ya fue corregido no reemplaza esa revisión.

Solo después de verificar la aptitud de la matriz corresponde solicitar el Proyecto del PATA. El resultado debe conservar los datos y la estructura del formato de referencia, sin inventar responsables, cifras, metas o compromisos para completar vacíos.

Esta distinción resume el enfoque de la charla: la utilidad de la IA no se mide únicamente por la rapidez con la que produce un documento, sino por la posibilidad de comprobar de dónde proviene la información y qué asuntos siguen pendientes de decisión.

Otras aplicaciones para el trabajo cotidiano

Los materiales también desarrollan cuatro aplicaciones complementarias. En inventarios, la revisión busca campos vacíos, fechas incoherentes, códigos repetidos y posibles duplicados, conservando los registros originales. Una coincidencia se presenta como probable, no como motivo para eliminar documentos.

En la preparación de carátulas, se reutilizan los datos de un inventario previamente validado para construir una base de correspondencia de Word. Cada carátula mantiene un identificador que permite volver al registro del que procede.

Para la orientación de series documentales, la consulta se limita al diccionario o cuadro institucional proporcionado. La herramienta puede proponer coincidencias y explicar sus dudas, pero no inventar series ni emitir una clasificación definitiva en lugar del responsable.

En supervisiones, el análisis transforma registros en indicadores y prioridades de seguimiento. Los porcentajes deben mostrar numerador y denominador; «NO APLICA» no equivale a «CUMPLE», y «NO EVALUADO» no debe convertirse automáticamente en incumplimiento.

Proteger la información también forma parte del método

La propuesta formativa utiliza el caso ficticio de la Municipalidad Provincial de Valle Claro. Su finalidad es practicar sin exponer expedientes o datos personales reales innecesarios. Los materiales insisten en minimizar la información compartida, anonimizar cuando corresponda y respetar las autorizaciones de la organización.

Después de cada ejercicio, la revisión humana contrasta la fuente, la coherencia, los cálculos y la competencia para decidir. Así, la tecnología funciona como apoyo a un procedimiento controlado, no como una autorización automática.

Del aprendizaje a una mejora concreta

Para Z2S Asociados, la idea que conecta esta experiencia con el trabajo empresarial es sencilla: antes de incorporar una herramienta, necesitamos información organizada, reglas claras y personas que puedan verificar el resultado. El caso del PATA no se presenta como un instrumento que deba trasladarse sin adaptación a toda empresa.

Gracias a quienes nos acompañaron en esta actividad de Memoria Capital. Seguimos promoviendo una aplicación práctica de la tecnología, con criterio archivístico y atención a las necesidades de cada organización.

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